Idea wirtualnego biura narodziła się w 1994 roku w Stanach Zjednoczonych. Obecnie outsourcing obsługi biurowej cieszy się rosnącą popularnością, a zakres świadczonych usług jest coraz szerszy. Jest to związane m.in. z dynamicznym rozwojem technologii komunikacyjnych.

Czym jest wirtualne biuro

Początkowo usługa wirtualnego biura polegała wyłącznie na udostępnianiu przedsiębiorcom adresu, pod którym rejestrowano firmy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podczas składania wniosku o rozpoczęcie działalności gospodarczej należy wskazać adres siedziby przedsiębiorstwa. Co istotne, adres siedziby nie musi być miejscem, w którym firma prowadzi swoją działalność. Wirtualne biuro to usługa całkowicie legalna, z której najczęściej korzystają freelancerzy, copywriterzy, headhunterzy, a także prawnicy i właściciele start-upów. Tego rodzaju działalność została w Polsce uregulowana ustawą z dnia 9 maja 2014 roku o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów.

Zalety korzystania z wirtualnego biura

Przyjmuje się, że klienci chętniej korzystają z usług firm zlokalizowanych w dużych miastach. Niestety nie każdego przedsiębiorcę stać na wynajęcie lokum w centrum stolicy. Usługa wirtualnego biura pozwala uzyskać prestiżowy adres firmy w centrum dużego miasta niewielkim kosztem. Adres ten może być umieszczany na wizytówkach, ulotkach i innych materiałach promocyjnych, wpływając na poprawę wizerunku i zwiększenia renomy firmy. Rozwiązanie to znakomicie sprawdza się w przypadku osób wykonujących pracę zdalną, ponieważ pozwala rozgraniczyć adres prywatny od biznesowego. Korzystanie z wirtualnego biura to także dobry sposób na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.

Zakres i ceny świadczonych usług

Koszty wynajęcia i prowadzenia wirtualnego biura są zdecydowanie niższe od kosztów wynajęcia tradycyjnej przestrzeni biurowej. Cena wirtualnego biura w Warszawie uzależniona będzie przede wszystkim od zakresu świadczonych usług. Firmy oferujące tego rodzaju usługi oferują swym klientom kilka gotowych pakietów. Za standardowy pakiet obejmujący adres do rejestracji działalności gospodarczej, odbiór korespondencji zwykłej i poleconej trzeba zapłacić 40 zł/mc. Pakiet prestiżowy, w którym przedsiębiorca dodatkowo otrzymuje skanowanie korespondencji oraz usługę przekierowania rozmów telefonicznych na inny numer będzie dwa razy droższy. Dodatkowej opłaty w wysokości 200 zł wymaga prowadzenie kompleksowej obsługi księgowej. Do dyspozycji klientów jest też profesjonalna sala konferencyjna, w której przeprowadzać można rozmowy biznesowe.